Le système ne verrouille pas automatiquement la comptabilité, afin de vous laisser toute la flexibilité voulue. Lorsque vous êtes prêt à clôturer une journée, une semaine ou un mois, il vous suffit de verrouiller la période manuellement.
Ce que le verrouillage gèle
Le verrouillage fige les factures, les écritures de journal, les achats, les prix coûtants et les paiements. Dès qu'une période est verrouillée, toute opération qui touche la comptabilité passée sera annulée ou comptabilisée à la date de sa modification, et non dans le passé.
Avant de verrouiller
Lancez vos rapports ou vérifiez votre plan comptable, sans rien verrouiller. Effectuez vos vérifications, équilibrez la caisse et assurez-vous que tout est correct. Exportez vos données vers votre logiciel de comptabilité. Verrouillez en dernier. Une fois la période verrouillée, vous la verrez apparaître dans la fenêtre d'exportation de votre rapport de fin de journée, ainsi que dans votre plan comptable.
Façon 1 : depuis le rapport de fin de journée
- Ouvrez Rapports et, sur la ligne de la fin de journée, cliquez sur Plusieurs formats pour ouvrir la fenêtre Rapport de fin de journée.
- Dans Succursale, choisissez votre succursale. Le champ affiche Toutes les succursales par défaut : réglez-le toujours avant d'exporter.
- Dans Mode, choisissez la période que vous fermez. Le champ affiche Journée par défaut, avec un calendrier pour choisir la date.
- Cochez la case Fermer la période comptable couverte par ce rapport. Elle est décochée par défaut.
- Choisissez un Format et cliquez sur Exporter.
Si vous laissez la case décochée, l'exportation ne ferme rien et le rapport est indiqué comme provisoire. Si vous la cochez, l'exportation clôture les livres jusqu'à la fin de la période, ou jusqu'à l'heure actuelle si la période n'est pas terminée. Chaque écriture de la période est d'abord vérifiée par rapport au plan comptable : si un seul compte diverge, rien n'est clôturé et aucun rapport n'est produit.
Façon 2 : depuis le plan comptable
- Ouvrez Comptabilité > Plan comptable et réglez ses dates sur la période que vous voulez fermer. Voyez Utiliser le plan comptable.
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Cliquez sur Clôturer la période, tout en haut, à côté de Ajouter un compte. Cela ferme la période couverte par les dates que vous avez réglées.